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Riunione di gruppo: sfrutta questo processo per renderla uno strumento vincente - mmretail.it

Riunione di gruppo: sfrutta questo processo per renderla uno strumento efficace

Oggi ogni azienda del retail deve avere al suo interno un sistema efficiente ed efficace che gli consenta di stabilire, misurare e valutare una serie precisa di dati e valori. Questa analisi consente di stimare la salute ed il successo del business (in termini di qualità, costo, velocità, servizi ai clienti, ecc.) e di conseguenza di stilare gli obiettivi aziendali per il futuro. Sarà poi compito del team raggiungere e superare questi obiettivi e pensare a quali azioni migliorative mettere in pratica per avere successo.

 

Questo comporta il graduale passaggio da un sistema di controlli basati sul rispetto di regole formali aziendali (tanto basilari quanto difficili da raggiungere e mantenere nel lungo periodo) ad una strategia orientata ad essere sempre un passo in avanti, in grado di coinvolgere sia la direzione generale sia i diversi settori in cui l’organizzazione si suddivide. Lo scopo è quello di trasformare la strategia del business in obiettivi chiaramente misurabili, che ne definiscano il successo e che siano condivisi sia all’interno della gestione aziendale, sia all’interno di ogni punto vendita.

 

Per ottenere un successo duraturo è necessario che all’interno dell’azienda sia diffusa una mentalità di spinta continua all’innovazione e al miglioramento.

 

Considerare il miglioramento come un singolo evento è una ricetta per il fallimento, al contrario interpretarlo come un processo continuo delle prestazioni, nella propria struttura come nei punti vendita, accrescerà fortemente la longevità e il successo dell’azienda. 

Un’organizzazione deve quindi essere in grado di motivare e incentivare il suo personale a trovare nuove idee nelle procedure e nel modo di lavorare, che devono avere come fine ultimo il miglioramento dell’azienda.

 

Un direttore di punto vendita ha quindi fra le sue mille responsabilità anche quella di allineare il proprio team a quelli che sono gli obiettivi aziendali e per condividere questi obiettivi può sfruttare due diversi strumenti:

 

1. Riunioni di gruppo

2. Incontri individuali

 

Si tratta di due momenti con lo stesso fine, ma che in un caso coinvolge l’intera squadra e in altri casi invece è rivolto ad un singolo individuo.

 

Quando si usa uno piuttosto che l’altro?

 

Dipende sempre dal tipo di messaggio che bisogna comunicare e dagli obiettivi che il direttore vuole raggiungere.

Ad esempio le attività promozionali o in generale un’attività che coinvolge tutto il team, vedrà lo store manager preferire una riunione di gruppo, poiché in questo caso tutti devono essere informati ed allineati sulla nuova linea da seguire.

 

Possono però esserci dei casi in cui la comunicazione deve essere circoscritta solo al singolo o ad una parte del team. Per esempio se viene inserita una nuova procedura per le casse o se viene aggiunto un incarico più complesso per un particolare venditore senior mi rivolgerò solo alle persone in questione e non all’intero team.

In Bimbostore è capitato che alcuni venditori senior siano stati selezionati, poiché di notevole bravura e capacità, e incaricati di formare i neoassunti nei rispettivi reparti. In questo caso, ovviamente, la formula corretta è l’incontro individuale.

 

Riunione di Gruppo


In questo articolo voglio soffermarmi sul primo dei due strumenti, la riunione di gruppo.

 

Questo momento è fondamentale per accrescere il proprio valore agli occhi del team. Di conseguenza è anche uno degli strumenti più importanti per riuscire a raggiungere e superare gli obiettivi aziendali che sono stati fissati. Grazie alla riunione di gruppo infatti, uno store manager può allineare il team agli obiettivi aziendali, mostrare con l’esempio la giusta direzione da intraprendere, spianare divergenze fra collaboratori, mostrarsi a favore del team e dei loro bisogni, ecc.

 

Non è esente però da alcune difficoltà, che devono essere tenute bene a mente per evitare che la riunione sia un fallimento totale.

 

Il primo punto critico da considerare è quello che riguarda l’interesse dei partecipanti.

Ogni volta che si parla a più persone contemporaneamente bisogna combattere contro il calo di attenzione di chi ascolta. Mentre in un incontro singolo è più facile mantenere alta la soglia di attenzione, in una riunione di gruppo tenere tutti ingaggiati allo stesso livello non è sempre scontato. Anche perché le persone sono facilmente influenzabili e quindi perdere l’interesse del singolo può portare velocemente l’intera platea a divagare e non prestare la giusta attenzione.

 

La seconda criticità riguarda l’atteggiamento mostrato nei confronti del gruppo: è importante non mostrare preferenze per una persona specifica, per non stravolgere quei fondamentali equilibri che si vanno a creare all’interno della squadra e che consentono poi di raggiungere gli obiettivi prefissati nel punto vendita.

 

E infine la parte più difficile. Se non tieni le “redini” della situazione, cioè se non dimostri ogni volta di avere doti di leadership e capacità di controllo del gruppo, rischi di essere “tagliato fuori” e di perdere la tua influenza. Questo prima di tutto porta la squadra a non ascoltarti più e di conseguenza a diminuire la sua efficienza. Non solo, questo conduce ad altri spiacevoli esiti che vedremo più avanti.

 

Qual è la formula corretta per svolgere una riunione di gruppo? Ci sono delle regole da seguire per aumentare la sua efficacia e la risposta da parte del team?

 

Partiamo dal concetto che come ci si prepara anticipatamente per il lancio di una promozione o per eseguire l’inventario annuale così si dovrebbe fare anche per le riunioni con la propria squadra o con un singolo elemento di essa.

 

L’improvvisazione e la mancanza di una chiara strategia di cosa si vuole comunicare porta quasi certamente all’insuccesso e alla conseguente perdita di tempo da entrambe le parti.

 

Per fare in modo che la propria squadra capisca l’importanza dello svolgere regolarmente tali riunioni è fondamentale allora che queste si poggino su concetti condivisibili, quantificabili e riscontrabili.

 

Condivisibili = il team deve riuscire a sentire l’argomento, farlo proprio, ne deve riconoscere l’importanza in modo da abbracciare completamente quanto comunicato.

Quantificabili = dobbiamo riuscire a trasformare qualsiasi esigenza dell’azienda in obiettivi quantificabili. Non possiamo ad esempio considerare il “grado di felicità” dei clienti. Possiamo invece chiedere di avere maggiori recensioni positive sui social.

Riscontrabili = quanto comunicato deve essere un argomento che il team percepisce nella vita di tutti i giorni, come fondante del lavoro dell’azienda.

 

Bene, una volta presi in considerazione questi tre pilastri fondamentali, siamo a buon punto ma solo a metà dell’opera.

 

C’è un altro aspetto chiave da tenere in considerazione per far sì che la riunione sia un successo. Sto parlando di 6 quesiti fondamentali che ci consentono di fissare bene nella mente gli argomenti da affrontare e di stabilire la logica dietro questo incontro.

 

Sintetizzandoli possiamo identificarli in: chi-perché-cosa-come-quando-dove.

 

Ad ognuna di queste semplici domande il direttore deve rispondere coerentemente per identificare in maniera univoca il perimetro della riunione, evitando dispersioni e distrazioni che, anche se inerenti il lavoro, non coincidono con il tema della riunione.

 

CHI: chi sono i diretti interessati della riunione, inteso che ruolo hanno all’interno del team, come si relazionano con gli altri componenti, che grado di anzianità hanno nell’azienda.

 

PERCHE’: quali sono gli obiettivi da raggiungere che si pone il l’azienda e il direttore, che possono essere a volte quantitativi altre volte qualitativi.

 

COSA: quello che si desidera comunicare. Devono venirne tutti a conoscenza, potranno così condividerlo tutti e poi sarà per tutti comprensibile.

 

COME: anche la strategia comunicativa ricopre un ruolo fondamentale. Gli stessi argomenti se esposti in modo diverso assumono significati e pesi diversi nel percepito del team.

 

QUANDO: individuare il giusto momento per comunicare un particolare aspetto del lavoro fa la differenza fra il successo o inefficacia della riunione.

 

DOVE: a patto che si possa scegliere la posizione, esistono tematiche che vanno affrontate in luoghi designati e ufficiali e altri casi dove è più efficace magari l’area relax vicino alla macchina del caffè.

 

Se questi pilastri della comunicazione vengono a mancare, si correrà il rischio di:

1. non essere ascoltati, anche se poi il team fa quello che dici (ma agendo controvoglia e passivamente);

2. non essere ascoltati e con il rischio che la squadra, se possibile, trovi una scusa per non fare quello che dici;

3. non essere ascoltati e perfino “rigettati”, ossia la squadra va contro quello che vuoi comunicare, si oppone fermamente e contrasta le nuove procedure.

 

Questo perché non siamo riusciti a coinvolgerli avendo saltando la giusta procedura per affrontare nel modo migliore possibile l’incontro. Che sia di gruppo o individuale.

 

 

Nella pratica si fa davvero ogni volta tutta questa procedura?

 

Dipende quanto il direttore riesce ad avere il tempo di organizzarsi ed è naturalmente predisposto a queste cose. Il rischio di saltare quanto detto finora è poi è che si vada incontro ai problemi visto poco sopra.

 

Ma come fare a delineare la riunione perfetta seguendo queste indicazioni? La risposta è tanto scontata quanto veritiera: l’esperienza.

 

Imparando dai propri errori un direttore riesce a capire il metodo ideale per relazionarsi con la sua squadra. Oppure, se si ha la possibilità, si possono seguire i consigli di un mentore che nel corso della sua carriera si è trovato nella posizione di dover indire parecchie riunioni. 

 

Il lavoro frenetico del direttore di questi anni non aiuta a pianificare e svolgere con la dovuta attenzione ogni riunione, anzi spesso ci si ritrova a farne meno di quelle necessarie e ognuna di esse assume più l’aspetto di un comunicato che di una vera e propria esperienza di condivisione. Questo è un problema. Le persone infatti si sentono più importanti all’interno dell’azienda se possono dire la loro, se si sentono tenute in considerazione.

 

Dare spazio all’iniziativa personale e alla condivisione delle idee permette a chi già lavora da tempo in azienda di fidelizzarsi profondamente a te e al brand, e ai neoassunti di capire di essere all’interno di un’azienda che li considera come fonte di miglioramento e non solamente come un mero ruolo aziendale.

 

Altrettanto importante è poi analizzare con il team i risultati raggiunti inerenti alle riunioni svolte e dove si presenta l’occasione riconoscere e festeggiare sempre i successi. Questa prassi servirà a rinsaldare ogni collaboratore con la squadra e il brand, instillerà inoltre nei neoassunti lo spirito collaborativo, fondamentale per ogni store manager.

 

Non dimentichiamoci poi di rivedere e aggiornare gli obiettivi del punto vendita. Nel corso dell’anno, possono verificarsi eventi interni ed esterni all’azienda che richiedono una correzione di rotta e di conseguenza un nuovo momento di riunione per comunicare i cambiamenti. Per esempio, a fronte di un imprevisto e drastico taglio di budget nelle attività di marketing potrebbe essere necessario rivedere le strategie di vendita.

 

Esiste poi in ultima analisi l’evenienza di indire una riunione anche per analizzare i fallimenti, in questi casi è importante non limitarsi a gettare la croce sui collaboratori ma analizzare le ragioni del fallimento e trarne comunque un insegnamento per le strategie future. Dal fallimento si può identificare lacune e inefficienze nel punto vendita e porvi rimedio attraverso, per esempio, una redistribuzione delle mansioni, dei carichi di lavoro o una rivisitazione delle procedure aziendali.

 

Se vuoi approfondire il tema degli incontri di gruppo o individuali, ti ricordo che in una delle giornate del nostro Corso avanzato di Formazione per Store Manager affronteremo la “Gestione del team”. In questa giornata parleremo di argomenti fondamentali che devi conoscere se vuoi raggiungere risultati importanti. Nessun punto vendita può infatti risultare vincente se il Team che vi lavora è scontento e anche lo Store Manager più bravo, se non è Leader della propria squadra, è destinato al fallimento.

 

Andremo quindi ad analizzare gli strumenti idonei che dovrai utilizzare per ottenere il massimo risultato dalle tue Risorse:

  • La corretta selezione del personale necessario
  • L’istituzione di riunioni di squadra e incontri individuali
  • La condivisione degli obiettivi
  • Affiancare ed essere da esempio in tutte le attività quotidiane
  • Gestire i conflitti tra i collaboratori
  • Motivare la squadra

E questa è soltanto una delle giornate di corso. Per avere subito maggiori informazioni clicca qui sotto:

>> Corso avanzato di Formazione per Store Manager

 


Autori: Wiliam CarianiLorenzo Castiglioni 

Wiliam Cariani è un imprenditore di successo. Nel 2007 è co-fondatore della catena di negozi Bimbostore S.p.A. Dopo avere seguito lo start-up e la gestione dei primi negozi sul territorio nazionale, assume il ruolo di Direttore HR, coordinando l’area amministrativa, formazione e sviluppo, rapporti con i sindacati. Dal 2015 partecipa attivamente ad incontri legati a tematiche di sviluppo d’impresa nella provincia di Varese.

 

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